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Wie du Struktur in deine Business Finanzen bringst: 7 einfache Schritte

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Wenn du dich selbständig machst und bisher noch nichts mit den Themen Business Finanzen, Buchhaltung und Steuern zu tun hattest, löst wahrscheinlich alleine der Gedanke daran schon Stress bei dir aus. Du weißt garnicht so richtig, wo du anfangen sollst, da dir der Durchblick fehlt.

Keine Sorge, damit bist du erstens nicht alleine und zweitens ist das ganz normal, wenn du anfängst, dich mit einem neuen Thema zu beschäftigen. Sicher gab es auch in deiner Vergangenheit schon Projekte, bei denen du dich einarbeiten musstest und wenig bis garkein Vorwissen hattest, und die du dann am Ende dennoch gemeistert hast. Genau so darf es auch bei deinen Finanzen sein.

In deiner Selbständigkeit bist du zunächst für alles selbst verantwortlich. Es gibt Aufgaben, die fallen dir leicht, und es gibt Aufgaben, da tust du dir richtig schwer – und schiebst sie immer weiter auf, so dass der Berg immer größer wird.

Schieb das Thema Finanzen nicht auf!

Wenn du heute nur eine Sache mitnimmst, dann bitte das: Schieb das Thema Finanzen nicht auf. Beginne so bald wie möglich damit, dich mit dem Thema zu beschäftigen. Da du, und davon gehe ich einmal aus, von deinem Business so bald wie möglich leben möchtest, ist es unvermeidbar, hier Klarheit und Struktur zu finden.

Free Flow und „ich mach das einfach irgendwie“ sind hier fehl am Platz. Viele junge Unternehmen scheitern, weil das Geld knapp wird. Dies passiert umso schneller, desto mehr der Überblick und eine fundierte Planung fehlen.

In diesem Blogpost zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du das Thema für dich angehen kannst. Damit dich das Ganze nicht überschlägt, nimm dir in den nächsten Tagen jeden Tag einen der Schritte vor und fang an.

Schritt 1: Trenne deine Finanzen

Trenne deine Finanzen von Anfang an. Der erste Schritt den du machen solltest, wenn du in die Selbständigkeit startest, ist es, dir ein Geschäftskonto anzulegen. Und zwar ein Offizielles, denn oft haben Banken in ihren AGBs für Privatkonten eine Klausel, dass dieses nicht für Geschäftszwecke verwendet werden darf – im Zweifel könnten sie dir dein Konto dann kündigen.

Lasse dann alle deine betrieblichen Ausgaben und natürlich auch die Einnahmen über das Geschäftskonto laufen. So hast du einen viel besseren Überblick darüber, wie profitabel dein Business ist und was am Ende in der Steuererklärung angegeben werden muss.

Mein Tipp für den Start: Überweise dir von deinem privaten Konto einen Betrag auf das Geschäftskonto, mit dem du zu Beginn wirtschaften kannst. Sieh es als Darlehen von dir an dein Business und zahle es, sobald du kannst, zurück.

Starte außerdem so bald du Einnahmen erzielst damit, dir von deinem Geschäftskonto ein Unternehmer:innengehalt auf dein privates Konto zu überweisen, selbst wenn es am Anfang nur ein kleiner Betrag ist. Du willst dafür entlohnt werden, dass du so viel Zeit und Energie in dein Business steckst, und das darf sich auch auf deinem (privaten) Konto zeigen.


To Do’s:

✔ Leg dir ein Geschäftskonto an
✔ Lass alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben darüber laufen
✔ Überweis dir von Anfang an ein Gehalt an dein Privatkonto

Schritt 2: Status Quo - Kenne deine Einnahmen und Ausgaben

Hier geht es primär darum herauszufinden, was deine Haupteinnahmequellen ist. Aber du darfst auch die Augen dafür öffnen, wie noch Geld zu dir kommen kann – sei es durch Geschenke, Rabatte oder ähnliches.

Schnapp dir einmal dein Konto (oder am besten deine Konten) und überprüfe die letzten Monate. Wann, wie und für was kam Geld rein? Welche Produkte und Angebote haben sich besonders gut verkauft, welche vielleicht garnicht? Welche zusätzlichen Einkommensquellen außer deiner Selbständigkeit hast du momentan?

Ausgaben:

Jetzt betrachte die andere Seite: Wo ist dein Geld hingegangen – im Business und privat? Wofür hast du Geld ausgegeben? Reflektiere auch, wie sich die einzelnen Ausgaben für dich anfühlen und ob dein bisheriges Konsumverhalten in etwa der Verteilung entspricht, wie du dein Geld gerne budgetieren möchtest.


To Do’s:

✔ Analysiere deine Einnahmen
✔ Analysiere deine Ausgaben
✔ Reflektiere die Zusammensetzung deiner aktuellen und bisherigen Ausgaben

Schritt 3: Plane deine Zukunft - auch finanziell

Aus den vergangenen Einnahmen und Ausgaben kannst du nun vorsichtig anfangen, Schlüsse für die nächsten Monate zu ziehen. Wenn du nicht zufrieden bist, überlege dir, welche Stellschrauben du drehen kannst um a) mehr Einnahmen zu generieren oder b) weniger Ausgaben zu tätigen.

Überleg dir auch, wie viel Geld du für welchen Bereich gerne zur Verfügung hättest. Wie viel Geld möchtest du im Monat für Freizeitaktivitäten ausgeben? Wie viel für Weiterbildung? Wie viel willst du zurücklegen oder investieren?

Erstelle dir eine ganzheitliche Planung, um einen Überblick darüber zu bekommen, ob die erwarteten Einnahmen deine privaten und betrieblichen Ausgaben decken können und ob noch Geld für die Rücklagen (Steuern, zukünftige Anschaffungen, nicht-monatliche Ausgaben) übrig bleibt.

Wie du eine Finanzplanung in 5 einfachen Schritten erstellst, habe ich übrigens hier erklärt.


To Do’s:

✔ Plane die nächsten Monate aus finanzieller Sicht
✔ Erhöhe deine Einnahmen und verringere deine Ausgaben
✔ Berechne deine Budgets für die verschiedenen Lebensbereiche wie Freizeit, Weiterbildung und Investitionen

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Schritt 4: Die richtige Kontenstruktur

Dass du auf jeden Fall ein geschäftliches und ein privates Konto haben solltest, habe ich ja bereits erklärt. Nachdem du deine Aufgaben analysiert hast, solltest du nun eine Kontenstruktur für dich erarbeiten. Die Kontenstruktur hilft bei der Budgetierung, ist aber vor allem für die Themen Steuern und Rücklagenbildung relevant.

Ich rate dir sowohl privat als auch geschäftlich zu mindestens 3 Konten. Du kannst das über eine Tabelle abbilden, bestenfalls hast du aber ein separates Bankkonto oder zumindest Unterkonten. So steigt die Hürde, das Geld für etwas zu verwenden, wofür es nicht gedacht ist.

Dabei sollte jeweils ein Konto für die normalen Einnahmen und Ausgaben verwendet werden, eines für Rücklagen für zukünftige Ausgaben und eines, was nicht angefasst wird für deinen privaten Puffer und im Business für die Steuerrücklagen.
 

Du kannst hier natürlich noch tiefer gehen, je nachdem wie detailliert du deine Budgets plant und wie diszipliniert du vielleicht auch bist. Es gibt verschiedene Herangehensweisen, mein Ansatz stellt nur eine Möglichkeit dar.

Wenn du deine Kontenstruktur aufgestellt hast, kalkulierst du, wie du deine Einnahmen auf die einzelnen Konten verteilst. Wie viel Prozent oder welchen Betrag überweist du an dein privates Konto (und verteilst es dort)? Welche Rücklagen bildest du für dein Business? Zu den Steuerrücklagen kommen wir gleich in Schritt 5.


To Do’s:

✔ Kontenstruktur anlegen
✔ Rücklagen berechnen und anfangen, sie aufzubauen
✔ Regelmäßige Verteilung des Geldes auf die Konten

MEINE GESCHÄFTSKONTOEMPFEHLUNG

Seit Beginn meiner Selbständigkeit nutze ich das Geschäftskonto von Kontist. Der Vorteil: Im Online Banking siehst du sofort, welcher Betrag auf dem Konto wirklich dir gehört, und was für Ertragsteuer und Umsatzsteuer zurückgelegt werde muss. Du brauchst also nicht mehrere Konten zu eröffnen, sondern hast hier das wichtigste bereits abgedeckt.

Schritt 5: Beschäftige dich mit den Steuern

Sorry, not sorry: Wenn du ein erfolgreiches Business führen möchtest, musst du auch bei diesem Thema Verantwortung zeigen und dich damit auseinander setzen.

Es gibt verschiedene Steuerarten, die du kennen solltest, wenn du dich selbständig machst. Achtung: Diese Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt auf garkeinen Fall ein Beratungsgespräch bei einem Steuerberater.

Umsatzsteuer

Wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, ist die Umsatzsteuer zunächst nicht relevant für dich. Bitte achte hier auf die vorgeschriebenen Grenzen. Meiner Meinung nach solltest du diese Regelung nicht in Anspruch nehmen, wenn du von deinem Business leben willst, denn du begrenzt
dich schon alleine gedanklich in der Höhe deiner Umsätze.

Unterliegst du ganz normal der Regelbesteuerung, musst du auf deinen Rechnungen im Normalfall die Umsatzsteuer ausweisen und diese nach Zahlungseingang an das Finanzamt abführen. Umgekehrt kannst du dir die Umsatzsteuer, die du an andere Unternehmen für ihre Leistungen zahlst, wieder
vom Finanzamt holen.

Einkommensteuer

Einkommensteuer zahlst du auf deine gesamten Einnahmen. Wenn du also nebenberuflich selbständig bist, wird dein Unternehmensgewinn hier zu deinem Gehalt hinzuaddiert und deine Steuersatz steigt auch prozentual.

Wenn du hauptberuflich selbständig bist, erstellst du bis zu einer bestimmten Größe eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Der Überschuss wird dann mit deinem Einkommensteuersatz besteuert. Wie viel Prozent das sind, kannst du hier nachschauen.

Gewerbesteuer

Wenn du ein Gewerbe angemeldet hast (immer dann, wenn deine selbständige Tätigkeit nicht zu den sogenannten freien Berufen zählt), wird ab einem Gewinn (Überschuss) von 24.500 Euro im Jahr auf diesen Überschuss eine Gewerbesteuer fällig.

Die Höhe unterscheidet sich von Gemeinde zu Gemeinde und kann Online eingesehen werden. Die Gewerbesteuer kann auf die Bemessungsgrundlage der Einkommensteuer angerechnet werden.

Fazit

Mindestens 30 % deiner Einnahmen solltest du in jedem Fall auf dein Rücklagenkonto für Steuern überweisen – und nicht mehr anrühren. Wenn du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist, solltest du auch diese direkt weglegen, denn dieses Geld gehört dir nicht. Es wird lediglich ans Finanzamt weitergeleitet.

Such dir auch so bald wie möglich eine:n Steuerberater:in dem/der du vertraust. Dadurch zeigst du schon deinem Unterbewusstsein, aber auch im Außen, dass du dich selbst und dein Business ernst nimmst.


To Do’s:

✔ Konto oder Übersicht für Steuerrücklagen anlegen
✔ Rücklagen aufbauen
✔ Steuerrücklagen nicht anrühren

Schritt 6: Belegemanagement und Buchhaltung

Hast du deine Belege, die dein Business betreffen, im Griff? Oft höre ich, dass Buchhaltung so stressig wäre und Zeit kosten würde, weil Person X erst noch alle Belege zusammen sammeln muss. Und ja, das kann dauern, wenn du hier keine Struktur hast.

Um einen ersten Überblick zu gewinnen, geh dein Konto oder – wenn du diese schon gemacht hast – deine Ausgabenanalyse für betriebliche Ausgaben einmal durch. Mach dir eine Aufstellung, wie die einzelnen Belege zu dir kommen.

Viele Rechnungen werden mittlerweise per E-Mail geschickt, aber es gibt auch Anbieter und Dienstleister, die ihre Rechnungen in einem Online-Portal zur Verfügung stellen. Dazu kommen die Ausgaben, die du bar oder von deinem privaten Konto (möglichst vermeiden) tätigst und die nicht auf deinem Konto auftauchen.

Achtung: Rechnungen in Papierform solltest du regelmäßig digitalisieren, wenn du ein Buchhaltungssystem nutzt oder deine Belege generell digital vorhältst und dies auch dokumentieren.

Tipps zum Ablagesystem

Mindestens monatlich, besser noch wöchentlich solltest du einen Abgleich zwischen deinem Konto und den Belegen machen, diese sammeln und an einem zentralen Ort übersichtlich speichern. Leg dir dazu beispielsweise monatliche Ordner auf deinem Laptop oder PC und in deinem Mail Postfach an.

Erstelle regelmäßige Sicherungskopien, denn du hast eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht für deine steuerlichen Belege von 10 Jahren.

Du kannst eine „Einnahmen-und-Ausgaben-Übersicht“ in Excel führen, um einen Überblick zu behalten für Steuererklärung und gegebenenfalls Umsatzsteuervoranmeldung. Auch für Ratenzahlungen solltest du dir ein System überlegen, dass du nichts vergisst. Am besten nutzt du ein Buchhaltungstool wie beispielswiese Lexoffice oder Sevdesk. Dort hast du alles auf einem Blick und kannst auch rechtlich richtige Rechnungen für deine Kund:innen erstellen.


To Do’s:

✔ Aufstellung aller Belege und ihrer Herkunftsquellen
✔ Ablagesystem etablieren
✔ Regelmäßige Sicherungskopie deine Unterlagen
✔ Bestenfalls führst du ein Buchhaltungstool ein

Schritt 7: Deine Money Routine

Schritt 6 zum Belegemanagement beinhaltet schon einige Tipps für deine Money Routine. Ich habe bereits einen eigenen Artikel zu dem Thema geschrieben, den ich hier nochmal kurz zusammenfasse. Wenn du mehr Tipps brauchst, schau gerne beim vollständigen Artikel vorbei.

Vereinbare mit dir selbst ein monatliches, bestenfalls ein wöchentliches Money Date und bearbeite folgende Punkte (je nachdem, ob sie bei dir anwendbar sind):

    • Rechnungen bezahlen
    • Rechnungen schreiben
    • Zahlungseingänge prüfen und ggf. mahnen
    • Ablage deiner Belege
    • Abgleich der Belege mit Kontoauszug auf Vollständigkeit
    • Buchhaltung/Belege bei Steuerberater:in einreichen
    • Rücklagen überprüfen
    • Unternehmer:innengehalt auszahlen
    • Soll-Ist-Abgleich mit deiner Finanzplanung
    • Umsätze, Nettovermögen und andere Kennzahlen tracken


Zusätzlich kannst du in einer Journaling Session mit deinem Money Mindset einchecken. Wie hast du dich im vergangenen Monat im Bezug auf Geld gefühlt? Wofür hast du Geld ausgegeben und wie glücklich macht dich das im Nachhinein? Hast du dir etwas Gutes getan.

Finde für dich selbst die Money Routine, die du brauchst, um wirklich dran zu bleiben. Finde heraus, welche Aufgaben im Bezug auf Finanzen für dein Business wirklich wichtig sind. Koch dir einen Kaffee oder Tee und mache auf Youtube ein Ambiente Video, beispielsweise von einem Café oder einer Bibliothek an. Mach eine Gewohnheit aus deiner Money Routine und verknüpfe sie mit etwas Positivem.

Dranbleiben

Wenn du alle Schritte nach und nach durchgegangen bist, gibt es für dich vor allem eins zu tun: Dranbleiben. Das wird dir allerdings viel leichter fallen, wenn du mal begonnen hast eine Struktur für dich zu finden und deine Business Finanzen in ihrer Tiefe zu verstehen.

Solltest du dir mal wieder schwer tun damit, erinner dich daran: Als Selbständige:r kommt es immer mal wieder vor, dass du etwas machen “musst”, auf das du keine Lust hast. Ohne Finanzen – ohne Geld – hast du kein Business und deshalb hat Geld auch die Aufmerksamkeit verdient, meinst du nicht?

Also schnapp dir jetzt deinen Kalender und trag dir direkt ein Money Date mit dir selbst ein, an welchem du das Thema endlich angehst.

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Deine nächsten Schritte

Zugegebenermaßen, das Ganze kann überwältigend sein, vor allem wenn du dich das erste Mal so richtig ganzheitlich mit diesem Thema befasst. Ich steh dir hierbei gerne zur Seite. Vereinbare jetzt dein kostenloses Gespräch und gemeinsam entwickeln wir einen Fahrplan, wie du weiter vorgehen kannst.

*du wirst direkt zu meinem Kalender auf Calendly weitergeleitet. Dort kannst du dir einen Termin wählen und nach Eingabe deiner E-Mail Adresse (für Zusendung des Zoom-Links) die Terminbuchung bestätigen.

Deine nächsten Schritte

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Du willst außerdem lernen, wie du Finanzplanungen erstellst, Preise richtig kalkulierst und dein Money Mindset auf Vordermann bringen?

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Credits: Titelbild von Mathilde Langevin auf Unsplash.

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