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Überblick statt Überforderung: 5 Schritte zum einfachen Finanzplan für Selbständige

Finanzplan-Kaffee-Schreibtisch

Ein Finanzplan ist das A & O, wenn es darum geht, dein Business als Selbständige:r zu steuern und regelmäßig einzuchecken, ob du noch im Plan liegst oder erweiterte Maßnahmen notwendig sind. Zudem benötigst du immer einen Finanzplan, wenn es darum geht, Banken, Förderer oder Investoren zu überzeugen.

Vorab: Für eben genannte Adressaten benötigst du in der Regel einen vollständigen Businessplan, in welchem ein ausführlicher Finanzplan enthalten ist. Dieser sollte sehr sorgfältig ausgearbeitet und bestenfalls durch mehrere Dritte auf Plausibilität überprüft worden sein. Für diesen Zweck reicht dieser hier vorgestellte, einfache Ansatz nicht aus. Dennoch ist es ein guter Ausgangspunkt, mit dem du loslegen kannst, ohne dich überfordert zu fühlen.

In diesem Artikel soll es um deine Finanzplanung für den laufenden Betrieb gehen, anhand welcher du mit wenig Aufwand deine finanziellen Ziele, Strategien und vor allem deine Liquidität regelmäßig planen und überprüfen kannst.

Dein Finanzplan enthält verschiedene Größen, die du individuell für dein Business kalkulieren musst.

Hierzu zählen:

  • Betriebliche Ausgaben
  • Rücklagen
  • Unternehmer:innengehalt
  • Umsatzerlöse
  • Cash-Flow

5 Schritte zum Finanzplan

Die Erstellung deines Finanzplans findet iterativ statt. Das heißt, du näherst dich der Planung schrittweise.

Dabei beginnst du mit Größen, die dir bereits bekannt sind. In der Regel sind das die Fixkosten, die du in deinem Unternehmen hast, sowie die variablen Kosten.

Ich rate dir, zunächst mit Durchschnittswerten für einen Monat zu planen und von dort aus Feinheiten, wie zum Beispiel geplante Weiterbildungen, Launches oder Urlaube mit einzubeziehen, um ein genaueres Bild zu schaffen.

Für die Planung kannst du dir eine einfache Excel oder auch Google Sheets Tabelle mit Spalten für jeden Monat anlegen. Mit einfachen Formeln kommst du hier schon sehr weit.

Schritt 1: Planung der betrieblichen Ausgaben

Um deine Ausgaben zu planen, beginnst du beim Status Quo: Welche Kosten fallen aktuell für dein Business an und in welcher Höhe? Sind diese Kosten fix oder variabel? Gibt es Kosten, die nicht monatlich anfallen, für die du aber Rücklagen bilden solltest?

Mach eine Aufstellung all deiner Ausgaben und trenne diese nach Fixkosten, variablen Kosten und nicht-monatlichen Ausgaben.

Fixkosten sind dabei Kosten, die monatlich anfallen und die du nicht kurzfristig kündigen kannst oder solltest. Hierunter fallen beispielsweise Mietausgaben, ein betrieblicher Handyvertrag oder Lizenzen für deine Buchhaltungssoftware.

Variable Kosten sind die Kosten, die du jederzeit hoch und runterfahren kannst, wenn es im Unternehmen besser oder schlechter läuft. Das sind beispielsweise Kosten für Marketingmaßnahmen wie Facebook Ads, Spenden, ein Weiterbildungskostenbudget oder auch produktbezogene Kosten, die nur anfallen, wenn du das Produkt verkaufst (zum Beispiel Gebühren für einen Zahlungsdienstleister).

Zu den nicht-monatlichen Ausgaben erfährst du mehr in Schritt 2.

Schritt 2: Planung der Rücklagen

Rücklagen solltest du am besten für alle zukünftigen Kosten monatlich bilden, so dass du die Zahllast bereits von Beginn an auf die Monate verteilst und im Zahlungszeitpunkt genug Cash auf dem Konto hast.

Hierzu zählen Versicherungen, die jährlich fällig sind, höherpreisige Weiterbildungen oder auch Anschaffungen, von denen du jetzt schon weißt, dass sie zu tätigen sind (zum Beispiel ein neues Laptop oder Geschäftshandy).

Gibt es zudem Sonderausgaben, die in den nächsten Monaten anfallen und von denen du schon weißt? Trage sämtliche Ausgaben in die jeweiligen Monate ein und nimm sie in deine Rücklagen mit auf.

Außerdem ist es wichtig, dass du von Anfang an Rücklagen für Steuern und – wenn du gesetzlich versichert bist – Krankenversicherung mit einkalkulierst. Hierzu kannst du beispielsweise mit einer Pauschale von 50 % auf deinen Gewinn (Einnahmen minus betriebliche Ausgaben) rechnen, um es dir einfach zu halten.

Alle Rücklagen, die du in deiner Selbständigkeit bilden solltest, habe ich dir hier nochmal übersichtlich dargestellt.

Exkurs Steuerrücklagen:

Deine Einkommensteuer und die Gewerbesteuer, falls du ein Gewerbe hast, wird auf die Differenz aus Einnahmen und betrieblichen Ausgaben ohne Rücklagen berechnet (= dein Gewinn). Dieser Betrag wird multipliziert mit deinem individuellen Steuersatz. Diesen kannst du z.B. hier nachschauen.

Wenn du also 50.000 Euro Umsätze machst und 20.000 Euro betriebliche Ausgaben hast, dann hast du einen Gewinn bzw. ein Einkommen von 30.000 Euro, dass du noch versteuern musst. Dein Unternehmer:innengehalt hast du dir dabei noch nicht ausgezahlt, dieses ist ebenfalls in den 30.000 Euro enthalten.

Gewerbesteuer:

Auf die 30.000 Euro fällt zunächst Gewerbesteuer an. 24.500 Euro sind dabei steuerfrei (Stand: 2021). Das heißt auf die 5.500 Euro zahlst du etwa 15 % (je nachdem wie hoch der Hebesatz in deiner Gemeinde ist) Gewerbesteuer. Für Freiberufler entfällt dies.

Einkommensteuer

Auf den Gewinn von 30.000 Euro fallen etwa 5.000 Euro Einkommensteuern an (= 16,7 %) plus möglicherweise Kirchensteuer (8% bzw. 9% auf 5.000 Euro). Von der Steuerschuld kannst du die Gewerbesteuer abziehen.

Es bleiben also ca. 24.500 Euro übrig, die für dein Unternehmer:innengehalt plus Rücklagen zur Verfügung stehen. Je höher dein Einkommen, desto höher auch der Steuersatz, da wir in Deutschland einen progressiven Steuersatz bei der Einkommensteuer haben.

Für deine Planung müsstest du hier, wenn du es ganz genau machen willst, iterativ vorgehen und etwas mit den Zahlen spielen – dazu unter Schritt 5 mehr. Ansonsten genügt für die einfache Planung eine pauschale Rücklage für Steuern von 30-40 %, die du dann mit der Zeit und Erfahrung anpassen kannst.

Um bei der Steuererklärung nicht aus allen Wolken zu fallen, bietet es sich auch an, unterjährig bereits Steuern abzuführen und diese anschließend zu verrechnen. Sprich am besten mit deinem Steuerberater.

Schritt 3: Unternehmer:innengehalt

Da das Business dein Leben finanzieren soll, mach dir genau Gedanken darüber, wie viel Gehalt du dir monatlich auszahlen willst. Hier gehst du ähnlich vor, wie bei den betrieblichen Ausgaben.

Schau dir Fixkosten (z.B. Miete, Mietnebenkosten, Krankenversicherung…), variable Kosten (z.B. Lebensmittel, Spaß-Budget,…) und nicht-monatliche Kosten (z.B. Versicherungen, KFZ-Steuern,…) genau an. Geh dabei nicht vom Minimalbetrag aus sondern rechne mit realistischen Budgets, die sich für dich auch erstrebens- bzw. lohnenswert anfühlen.

Stelle zudem Überlegungen an, wie viel Rücklagen du bilden willst für dein finanzielles Puffer, für Reisen oder andere große Wünsche in deinem Leben.

Und bitte: vergiss deine Altersvorsorge nicht! Wie viel Geld willst du in deine private Altersvorsorge stecken, wie viel möchtest du investieren (z.B. in ETFs oder an der Börse)? Zahlst du in die gesetzliche Rentenversicherung ein?

All das ergibt dein Unternehmer:innengehalt und sollte von dir monatlich auf ein separates Konto umgebucht werden, weshalb es für deine Cash-Flow-Planung als Ausgabe gezählt wird.

Schritt 4: Planung der Einnahmen

Du weißt jetzt, wie viele Ausgaben du jeden Monat hast und wie viele Rücklagen du bilden musst, so dass du und dein Business gut versorgt sind. Das bedeutet, dass du über das Jahr hinweg Einnahmen in dieser Höhe machen musst.

Der Steuerexkurs in Schritt 2 zeigt dir, dass du hier möglicherweise nochmal rückwärts rechnen und vor allem genügend Umsätze planen (und dann auch erzielen) solltest.

Durch die genaue Planung deiner Ausgaben siehst du direkt, wie sinnvoll deine Umsatzplanung über das Jahr betrachtet ist. Am Ende solltest du mit deiner Gesamtplanung im Plus sein.

Vielleicht hast du Preise bisher eher nach Gefühl oder nach dem Markt bestimmt. Schau dir deine Dienstleistungen und Produkte daher genauer an. Wie viele Stunden oder Produkte kannst du verkaufen und was müssen diese kosten, dass deine Planung ein Plus ergibt?

Versuche alle Launches, Dienstleistungen oder Produkte, aber auch deine Auszeiten nach Monaten schonmal zu planen und entsprechend in den Finanzplan einzutragen. Anpassen kannst du es immernoch. Verabschiede dich von dem Gedanken, dass monatlich dieselben Umsätze erzielt werden, und freunde dich mit teilweise hohen Schwankungen an.

Schritt 5: Finanzplan und Cash-Flow

Mach dir eine Tabelle mit Spalten für jeden Monat. Trage nun deine betrieblichen Ausgaben ein sowie die Einnahmen, die du haben wirst. Achte darauf, dass wenn du beispielsweise monatlich abrechnest, das Geld tatsächlich erst im nächsten Monat fließt.

Die nicht-monatlichen Ausgaben trägst du am besten bereits in den Monaten ein, in denen sie fällig werden.

Wenn du die tatsächlichen Ausgaben von den Einnahmen abziehst, hast du dein monatliches betriebliches Ergebnis vor Augen.

Davon ziehst du dein Unternehmer:innengehalt ab, welches du ja bestenfalls auf ein separates Konto überweist.

Auf das betriebliche Ergebnis bildest du die Rücklagen für Steuern und Krankenversicherung. Für diese Rücklagen und die Rücklagen für die nicht-monatlichen Ausgaben legst du dir am besten ebenfalls ein separates Konto an, welches du dann nur anrührst, wenn die Rücklagen benötigt werden. Wird eine Zahlung fällig, für die du Rücklagen gebildet hast, ziehst du sie in diesem Monat von den Rücklagen ab und zählst sie – wie oben beschrieben – den Ausgaben hinzu.

Dadurch ergibt sich der Cash-Flow bzw. eine Planung deines Bankkontoguthabens auf dem betrieblichen Konto. Jetzt siehst du auf dem ersten Blick, ob dein Bankkonto nach deiner Planung immer im Plus ist oder ob du ggf. mehr Umsätze planen (und erzielen) musst.

Ein regelmäßiger, am besten wöchentlicher Check-In mit deinem Finanzplan und Abgleich mit den Ist-Zahlen zeigt dir dann direkt, ob du noch im Plan bist und deine Strategie aufgeht, oder ob du besser mehr Marketing und Akquise Tätigkeiten oder eine Preisanpassung durchführen solltest.

Zusammenfassung

Puhh das war jetzt ganz schön viel Input oder? Und das ist tatsächlich nur eine vereinfachte Form eines Finanzplans, was für eine Übersicht aber komplett ausreichend ist.

Ich fasse dir nochmal zusammen, wie du vorgehst, um deinen Finanzplan aufzustellen:

Schritt 1: Liste alle deine betrieblichen Ausgaben auf. Vergiss die nicht-monatlichen Ausgaben nicht.

Schritt 2: Schau dir an, für was du monatliche Rücklagen bilden musst. Das sind in der Regel nicht-monatliche Ausgaben, Steuern und ggf. Krankenversicherung.

Schritt 3: Schau dir an, welche privaten Ausgaben du monatlich hast und welche Rücklagen und Investitionen du privat monatlich tätigen willst.

Schritt 4: Kalkuliere, wie viel Umsatz du erzielen musst, um all die Ausgaben und Rücklagen zu decken.

Schritt 5: Fasse alles in einem Cash-Flow Plan zusammen, aus dem du direkt siehst ob du im Plus bist oder deine Strategie möglicherweise anpassen solltest.

Bonusschritt: Checke wöchentlich mit deiner Planung und den Ist-Zahlen ein und erkenne sofort, wenn du an deinen Maßnahmen noch schrauben musst.

Ich hoffe, der Beitrag hilft dir dabei, weg von der Überforderung und hin zu einem guten Überblick zu kommen. Zerbrich dir garnicht den Kopf, wenn du nicht jeden Schritt in der Theorie verstanden hast. Fang am besten einfach an und gehe nach meiner Anleitung Schritt für Schritt vor. Blockiere dir einen Termin im Kalender, mach dir einen Kaffee und trau dich, mit den Zahlen etwas zu spielen!

Teile den Beitrag auch mit deinen Business Besties, vielleicht benötigen auch sie noch einen kleinen Schubser im Bereich Finanzen 😉

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Credits: Titelbild von Nick Morrison auf Unsplash

Ein Gedanke zu „Überblick statt Überforderung: 5 Schritte zum einfachen Finanzplan für Selbständige“

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