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Money Routine für dein Business

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Der häufigste Grund, warum Finanzen im Business so unglaublich viel Zeit und Nerven kosten ist, dass eine Money Routine fehlt.

Tatsächlich lohnt es sich von Anfang an, dir eine Money Routine anzugewöhnen. Denn wenn du dir am Anfang schon nicht die Zeit nehmen willst oder kannst, um deine Finanzen strukturiert zu kontrollieren und ein Gefühl dafür zu bekommen, wie willst du es später schaffen, wenn dein Business wächst?

Und wenn dein Business schon eine gewisse Größe hat und du dich immernoch vor dem Thema Finanzen drückst: Fang mit einer simplen Money Routine an, aber übernimm JETZT die Verantwortung.

Das wichtigste ist, dass du für dich eine Routine findest, die dir Spaß macht und die sinnvoll zu deinen Unternehmenszielen, aber auch deinen privaten finanziellen Zielen passt. Es nützt dir nichts, bestimmte (Kenn-)Zahlen zu tracken, deren Auswertung dir keine weiteren Informationen gibt.

Nun lass uns in das Thema eintauchen.

3 Gründe, warum du eine Money Routine haben solltest

1. Du hast mit einer Money Routine stets einen Überblick darüber, wie du finanziell aufgestellt bist.

Du weißt, wie viel Geld du aktuell hast, wie hoch dein Puffer ist, und ob du genügend Mittel zur Verfügung hast, um dir die Weiterbildung zu buchen oder das Laptop anzuschaffen, mit welchem du gerade liebäugelst, oder dir endlich dein erstes Unternehmer:innengehalt in einer angemessenen Höhe auszahlen kannst.

Du siehst auch, ob du genügend Rücklagen für deine Steuern oder zukünftige Ausgaben gebildet hast und ob deine Strategien und Maßnahmen funktionieren.

2. Es gerät keine Eingangs- oder Ausgangsrechnung mehr in Vergessenheit.

Wenn du regelmäßig dein Konto checkst und deine Rechnungen ordentlich aufbewahrst (und im besten Fall eine Übersicht pflegst), dann sollte dir nichts mehr durchrutschen. Egal, ob es die Rate für das Coaching ist, das du nicht auf einmal zahlen konntest, oder ob deine Kund:innen mit ihrer Zahlung hinterherhinken.

3. Money Routine ist Mindset Sache

Ohne Money kein Business. Nimm dir Zeit für deine Finanzen. Denn ohne Geld hast du kein Business, sondern ein Hobby und genauso solltest du deine Finanzen auch behandeln. Das ist eine Sache des Mindsets.

Wenn du in die Selbständigkeit startest, hast du am Anfang erstmal alle Rollen selbst inne. Ob es die Marketing-Position ist, der Vertrieb oder eben die Finanzen. Sieh deine Finanzen daher als genauso wichtig an wie alle anderen Bereiche und teile ihnen den Raum zu, den sie verdienen.

Bausteine für deine Money Routine

Ich rate dir, wöchentlich mit deinen Finanzen einzuchecken, mindestens aber monatlich. Manche raten sogar, täglich das Konto zu prüfen, Geldeingänge zu feiern und dankbar zu sein für die Geldausgänge, die ja immer auch einen Gegenwert für dein Business bringen.

Am Ende musst du hier selbst für dich entscheiden, wie häufig du dich damit beschäftigen kannst. Kleiner Hinweis: Je häufiger du dich um deine Finanzthemen kümmerst, desto weniger Chaos entsteht und desto mehr Sicherheit gewinnst du auch.

Wöchentliche Money Routine

Rechnungen bezahlen

Zahl deine offenen Rechnungen so bald wie möglich. Warte nicht auf das Fälligkeitsdatum. Überlege, welche Schwingung du damit aussendest und wie du es auch von deinen Kund:innen erwarten würdest.

Rechnungen schreiben

Schreib deine Rechnungen zeitnah, das unterstützt deine Liquidität. Wenn du eine automatische Abwicklung über Dienstleister wie Elopage oder Digistore24 eingerichtet hast oder sowieso nur Monatsabrechnungen schreibst, entfällt dieser Punkt selbstverständlich.

Zahlungseingänge überprüfen

Hab stets einen Überblick über noch offene Ausgangsrechnungen. Wenn du ein Buchhaltungstool wie beispielsweise Lexoffice benutzt, kannst du das ganz einfach unter den offenen Belegen einsehen. Ansonsten rate ich dir, eine Aufstellung für dich selbst einzuführen und regelmäßig auf den neusten Stand zu bringen.

Denk daran, im Zweifel bei deinen Kund:innen nachzufragen und auch zu mahnen. Du hast schließlich ein Business und ein Leben, das finanziert werden will. Wenn du deine Leistung zuverlässig erbringst, brauchst du auch kein schlechtes Gewissen zu haben, das Geld dafür einzufordern. Leider gibt es immer wieder schwarze Schafe, die ihren Zahlungsverpflichtungen nicht oder nur nach Aufforderung nachkommen.

Ordentliche Ablage deiner Belege (digital/physisch)

Tu dir selbst den Gefallen und ordne deine Belege regelmäßig. So entsteht kein Chaos und kein riesiger Haufen, der irgendwann abgearbeitet werden muss – und den du höchstwahrscheinlich so lange vor dir herschiebst, dass er dir in der Zwischenzeit eine Menge Energie raubt und gefühlt immer unbezwingbarer wird.

Wenn du sowohl physische als auch digitale Rechnungen hast, führe einen Prozess ein, welcher sicherstellt, dass du alle Belege vorliegen hast. Zum Beispiel:

  • Physische Rechnungen einscannen und ablegen
  • Rechnungen aus Online Portalen, wie z.B. dem Playstore wenn du Apps betrieblich nutzt oder aus dem Facebook Manager für Ads abrufen und ablegen
  • Eingangsrechnungen im Email Posteingang raussuchen und ablegen

 

Beachte: Für Belege hast du eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Bezieh das in deinen Prozess und dein Ablagesystem mit ein.

Rücklagen überprüfen

Überprüfe, ob du für angefallene Auszahlungen bzw. Anschaffungen Rücklagen gebildet hattest, die du jetzt möglicherweise auflösen kannst. Auch das erhöht deine Liquidität. Am besten ist es, wenn du deine Rücklagen auf einem separaten Konto gebucht hast und nur anrührst, wenn der Grund dafür eingetreten ist.

Tipps zu deiner Rücklagenbildung findest du auch in diesem Artikel.

Nettovermögen checken

Was ich selbst gerne wöchentlich mache, ist, mein
Nettovermögen zu checken. Das heißt, ich nehme alle Kontostände, aber auch die
aktuellen Zahlen aus meinen Investments, z.B. in Fonds und ETFs, und addiere
sie. Dein Nettovermögen sollte über den Lauf der Zeit unbedingt ansteigen,
sonst wirtschaftest du mit Verlust.

Wenn du finanzielle Ziele hast, z.B. einen finanziellen
Puffer aufzubauen oder dein Nettovermögen um X % zu erhöhen, prüfe auch hier,
ob du noch „on Track“ bist oder deine Ausgaben vielleicht verringern bzw. deine Umsatzgenerierenden Tätigkeiten anheben musst.

Der letzte Punkt ist – bei mir – eine Mischung aus privaten
und Business Finanzen, aber so unglaublich wertvoll für einen ganzheitlichen
Überblick über die Finanzen.

Checkliste-Money-Routine-Taschenrechner-Brille

Monatliche Money Routine

Offene Rechnungen bezahlen

Prüfe, ob es noch Rechnungen gibt, die du noch nicht bezahlt hast – egal ob fällig oder nicht. Sei so fair und zahl deine Rechnungen so bald wie möglich. Am besten pflegst du hier eine separate Übersicht. In den meisten Buchhaltungstools kannst du es auch direkt einsehen.

Umsätze prüfen

In diesem Zuge schreibst du noch ausstehende Ausgangsrechnungen an deine Kunden, insbesonders monatliche Abrechnungen. Vergiss aber auch nicht, Daten der Zahlungsdienstleister wie beispielsweise Elopage oder Digistore24 abzurufen und zu überprüfen.

Zahlungseingänge überprüfen

Das solltest du am besten wöchentlich machen, mindestens aber monatlich. Überprüfe, ob deine Kund:innen alle deine Rechnungen oder wahlweise Raten bezahlt haben oder ob hier noch etwas offen ist. Scheu dich nicht davor, bei fehlendem Zahlungseingang nachzufragen und bei angemessener Frist auch zu mahnen.

Wie oben schon erwähnt: wenn du deine Leistung erbracht hast, hast du auch Anspruch auf das Geld und solltest dich dafür einsetzen, es zu bekommen.

Ordentliche Ablage deiner Belege (digital/physisch)

Wenn du dich wöchentlich bereits um deine Belege gekümmert hast, sollte dieser Punkt schnell erledigt sein. Ansonsten kümmer dich spätestens am Monatsende darum, alle Belege ordentlich abzulegen, am besten an einem Ort.

Wenn du sowohl physische als auch digitale Rechnungen hast, führe einen Prozess ein, welcher sicherstellt, dass du alle Belege vorliegen hast. Dazu habe ich dir oben schon Beispiele genannt.

Beachte: Für Belege hast du eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Bezieh das in deinen Prozess und dein Ablagesystem mit ein.

Belege mit deinem Kontoauszug auf Vollständigkeit abgleichen

Prüfe anhand deines Kontoauszugs, ob du alle Belege vorliegen hast. Zu jeder Auszahlung sollte eine Rechnung vorhanden sein. Vergiss auch deine Kreditkarte bzw. dein Paypal Konto nicht und die Ausgaben, die du bar oder privat für dein Business getätigt hast.

Buchhaltung machen bzw. Belege beim Steuerberater einreichen.

Wenn du alle Belege hast, kümmer dich direkt darum, dass deine Buchhaltung auf dem neusten Stand ist.

Mein Tipp wenn du mit einem Steuerberater arbeitest: Sei besonders sorgfältig und achte wirklich darauf, alles vollständig einzureichen. So vermeidest du Rückfragen und musst nicht ständig erneut in das Thema eintauchen. Das spart sowohl dir als auch deinem Steuerberater Zeit und Energie.

Rücklagen überprüfen

Hast du genügend Rücklagen gebildet oder kannst du Rücklagen
auflösen, da der Grund eingetroffen ist? Am besten legst du dir für die
Rücklagen selbst pauschale Daueraufträge an, wenn du ein eigenes Konto dafür
hast, oder du stellst eine sinnvolle Tabelle auf, die dir einen Überblick gibt.

Zur Kalkulation findest du noch mehr Tipps in diesem Artikel zu Rücklagen für Selbständige.

Unternehmer:innengehalt auszahlen

Vergiss dich selbst nicht. Zahl dir dein Gehalt aus. Auch hierfür kannst du am besten einen Dauerauftrag anlegen.

Soll-Ist-Abgleich mit deiner Finanzplanung.

Dieser Punkt ist besonders wichtig. Solltest du zu weit abweichen von deiner Planung, überprüfe in jedem Fall woran es liegt und ob du deine Strategie anpassen musst. Mit Strategie ist hier zum Beispiel deine Marketingstrategie oder auch deine Preisstrategie und dein Produktportfolio gemeint.

Aber auch deine Ausgaben solltest du in diesem Zuge nochmal unter die Lupe nehmen: Entsprechen deine Ausgaben deinen Budgets oder hast du hier unerwartet hohe Auszahlungen getätigt, die so nicht geplant waren?

Kennzahlen überprüfen

Welche Kennzahlen sind für dein Business relevant? Finanzielle Kennzahlen sind zum Beispiel Kosten pro Lead, Umsatz pro Kunde, Zeitaufwand pro Euro Umsatz, Return on Investment, Grad der Liquidität oder der Cash-Flow.

Vielleicht trackst du auch private Kennzahlen, wie zum Beispiel eine Sparrate oder der Anstieg deines Nettovermögens (siehe dazu auch wöchentliche Money Routine)? Wie haben diese sich im Vergleich zum Vormonat entwickelt?

Diesen Schritt kannst du auch mit deinen Marketingauswertungen und sonstigen nicht finanziellen Business Kennzahlen gemeinsam vornehmen.

Money Mindset

Ich bin eine große Freundin von Zahlen und Finanzen, doch du darfst bitte nie vergessen auch dein Mindset mitzunehmen. Stell dir im Rahmen deiner Money Routine auch die richtigen Fragen, um mit deinem Money Mindset einzuchecken. Das können zum Beispiel folgende Fragen sein:

  • Wie habe ich mich im Bezug auf Geld im letzten Monat gefühlt?
  • Gab es Engpässe oder konnte ich alle Rechnungen mit Leichtigkeit begleichen?
  • Wofür habe ich Geld ausgegeben?
  • Habe ich mir etwas Gutes getan? Habe ich anderen etwas Gutes getan?
  • Wie kann ich meine Umsätze/Sparrate/Nettovermögen im nächsten Monat erhöhen?

 

Wenn du mehr zum Thema Money Mindset wissen willst, lies hier weiter.

Wie du eine Money Routine findest, die dir Spaß macht

Da deine Money Routine so unfassbar wichtig ist, solltest du sie so für dich einrichten, dass sie dir Spaß macht und kein notwendiges Übel ist. Am meisten Spaß macht sie übrigens, wenn du direkt siehst, wie dein Vermögen steigt und all deine Maßnahmen und Arbeit sich auszahlt.

Bereite dir ein Setting, das dich entspannt und finde eine Methode, mit der du ganz unkompliziert all die Punkte deiner Money Routine angehen kannst.

Wenn du mit Excel konform bist, erstell dir am besten eine Datei mit allen Reitern, die du nacheinander ausfüllst und überprüfst. Wenn du lieber ein Notizbuch oder ein Bullet Journal nutzt, dann tu das.

Probier aus, was für dich funktioniert. Auch bei den Punkten der Routine selbst: Schau, was davon du wirklich brauchst und was zu deinem Business passt. Gegebenfalls kannst du Punkte weglassen oder musst welche hinzufügen.

Und für dein Setting Außenrum: Mach dir einen Kaffee oder Tee, wenn du das magst, oder schenk dir ein Glas Wein ein. Setz dich nach draußen, in ein Café oder mach dir auf Youtube einen Ambiente Sound deiner Wahl an.

Mach es dir schön, so dass du erstens Lust auf deine Money Routine bekommst und zweitens direkt eine Gewohnheit daraus machst, die dein Gehirn mit etwas Positivem verknüpft.

Erzähl mir gerne, wie es für dich klappt oder schreib mir auf Instagram oder LinkedIn, wenn du mehr Impulse dazu brauchst.

Hinterlasse gerne einen Kommentar: Hast du schon eine Money Routine und konntest du aus diesem Beitrag noch etwas mitnehmen? Welche Bausteine sind für dich unerlässlich in deiner Routine?

Wenn du noch keine Money Routine hast, was hält dich davon ab?

Deine nächsten Schritte

Du möchtest tiefer in das Thema eintauchen und vor allem Sicherheit bei deinen Finanzen gewinnen?

Du willst außerdem lernen, wie du Finanzplanungen erstellst, Preise richtig kalkulierst und dein Money Mindset auf Vordermann bringen?

Du wünschst dir, das Thema Finanzen in kurzer Zeit abzuhandeln und ein Money Management zu entwickeln, dass dir nicht nur Zeit und Nerven spart sondern auch dein Konto immer weiter füllt?

Dann lass uns sprechen! Am 15.02. beginnt mein neues Gruppenprogramm “Finance Foundations”, in welchem wir die Basis für deine Business Finanzen setzen. In nur 4 Wochen lernst du alles, was du wissen musst, um nie wieder eine Frist zu verpassen, stets einen Überblick zu behalten und am Ende mit nur 30 Minuten pro Woche das Thema abzuhaken.
 
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Deine nächsten Schritte

Zugegebenermaßen, das Ganze kann überwältigend sein, vor allem wenn du dich das erste Mal so richtig ganzheitlich mit diesem Thema befasst. Ich steh dir hierbei gerne zur Seite. Vereinbare jetzt dein kostenloses Gespräch und gemeinsam entwickeln wir einen Fahrplan, wie du weiter vorgehen kannst.

*du wirst direkt zu meinem Kalender auf Calendly weitergeleitet. Dort kannst du dir einen Termin wählen und nach Eingabe deiner E-Mail Adresse (für Zusendung des Zoom-Links) die Terminbuchung bestätigen.

Credits: Titelbild von Mathilde Langevin auf Unsplash

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